Czy e-faktura jest zgodna z polskim przepisami podatkowymi?

Zgodnie z polskim prawodawstwem faktura uznawana przez urzędy skarbowe może występować w formie elektronicznej jako e-faktura, która jest prawnie uważana za dokument finansowy i zrównuje się ją z fakturą tradycyjną w wersji papierowej. Stanowi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661) ( do pobrania: Rozporządzenie Ministra Finansów). Dystrybucja e-faktur na platformie billbox.pl funkcjonuje w zgodzie z regulacjami powyższego rozporządzenia. Rozporządzenie nakłada na wystawcę wymóg zapewnienia:

• a) integralności - gwarancja, że w e-fakturze nie zostały zmienione żadne dane od chwili jej wystawienia przez cały wymagany ustawowo okres jej przechowywania.
• b) autentyczności - gwarancja, że faktura została wystawiona przez usługodawcę świadczącego usługę lub dostarczającego towar.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Jednym ze sposobów na zapewnienie wymogów integralności i autentyczności jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny to odpowiednik podpisu odręcznego. Podpis może zostać zweryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na jednoznaczne wskazanie osoby, która podpisała dokument oraz kwalifikowanego certyfikatu, którego użyła. Dodatkową funkcją jest zapewnienie integralności danych opatrzonych tym podpisem tzn. że każda zmiana w dokumencie po jego podpisaniu jest rozpoznawalna. Platforma billbox.pl umożliwia przyjmowanie już podpisanych elektronicznie e-faktur lub przyjęcie zlecenia wraz z upoważnieniem do podpisywania e-faktur w imieniu wystawcy.

Zgoda odbiorcy na otrzymywanie e-faktur

Rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej umożliwia ich przesyłanie (w tym udostępnianie) w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę. Odbiorcy faktur, chcący otrzymywać faktury w formie elektronicznej za pośrednictwem billbox.pl podczas zakładania swojego konta dokonują elektronicznej akceptacji, która umożliwia dostarczenie faktur elektronicznych w tej formie.

Udostępnienie e-faktur organom kontroli skarbowej

E-faktury na platformie billbox.pl mogą być w każdej chwili udostępnione organom kontroli skarbowej przez cały okres obowiązkowego ich przechowywania. W przypadku kontroli bez obaw można udostępnić plik z e-fakturą w wygodny dla siebie sposób. Można je przesłać mailem, skopiować na dowolny nośnik pamięci lub udzielić organom skarbowym dostępu do archiwum na platformie billbox.pl. Można również wydrukować faktury z archiwum i przedstawić je w formie papierowej.